为规范外国语学院报告厅、会议室、教室的日常管理，更好地发挥作用，服务于学院各项工作，现对报告厅、会议室、教室的使用作如下规定：
1、报告厅、会议室、教室由行政办公室统一管理，统筹协调安排使用，原则上只限于开展教学活动、举行会议和学术讲座等重大活动。
2、会议室和教室由行政办公室直接管理，报告厅由现代外语教育技术中心负责管理。各部门使用报告厅，使用部门须至少提前一天向行政办公室电话咨询（报告厅咨询现代外语教育技术中心）使用情况，在确认使用时间没有冲突的前提下，及时填写《外国语学院报告厅、会议室、教室使用申请表》一式两份，申请表可在学院网站上下载，按要求填写后送行政办公室审批。审批同意后，报告厅申请表交现代外语教育技术中心，会议室交行政办公室，教室交门卫，然后方可使用。
3、原则上提前半小时开门，若有特殊情况需要提前半小时以上开门的请提前告知管理人员。布置场地使用部门必须安排专人看管报告厅。
4、严禁悬挂、张贴标语或其他宣传品，确需悬挂、张贴的请自备支架或其它可供悬挂、张贴的设备。
5、爱护公共财物，讲卫生、讲秩序。使用过程中使用部门要安排专人全程负责会场秩序维护、卫生与公物管理，确保安全有序。未经管理人员允许，不得挪动桌椅或拆卸室内设施，不得进入控制室，不得擅自使用音响、投影等设备。凡违规操作，造成公共设施和设备损坏的，照价赔偿。
6、注意消防安全，严禁在报告厅、会议室、教室内吸烟，严禁私自动用消防设施。
7、使用结束后，使用部门应积极协助管理人员清理会场、打扫卫生，恢复室内状态，并向管理人员验收交接。
8、未尽事宜，另行规定。
9、本规定由行政办公室负责解释。